ONIXEDIT Édition Serveur - Étude de cas

 

Mise en contexte

Créée en 1991, la Commission de Liaison Interprofessionnelle du Livre (CLIL) en France est une association régie par la loi de 1901 qui a pour objet le développement du marché et de la promotion du livre, l'étude et l'amélioration des pratiques relatives à la chaîne du livre. 

La société française DILICOM a pour mission « la réalisation de toutes opérations destinées à faciliter les rapports entre les distributeurs, les éditeurs et les libraires par les moyens de l’informatique, de la télématique, et de toute autre technologie, plus particulièrement pour accélérer les processus administratifs du commerce du livre (commandes, factures, etc.) et la diffusion des catalogues électroniques ».  

La CLIL est l’administratrice du Fichier Exhaustif du Livre (FEL) dont elle a confié la gestion technique à DILICOM qui collecte les données auprès des distributeurs ou des éditeurs, les analyse et applique un plan qualité pour la commercialisation et la diffusion auprès des libraires et des revendeurs en général. Le FEL offre aux professionnels du secteur du Livre des notices homogènes et de qualité qui doivent permettre la vente de livres et de tout autre produit disponible en librairie ou dans les rayons de produits culturels et en faciliter la recherche et l’identification. Ces données concernent à la fois les produits physiques et les produits numériques.

En 2011, la CLIL et DILICOM ont choisi la norme ONIX (ONline Information eXchange) qui est un standard international de métadonnées sur les livres basé sur le langage XML comme nouveau moyen standardisé à implanter en France pour alimenter le Fichier Exhaustif du Livre et répondre aux nouvelles réalités technologiques modernes. Aujourd'hui le FEL compte plus de 2 millions de fiches produits actives 100% ONIX.

 

Le client Belles Lettres Diffusion Distribution

Fondée en 1919, Les Belles Lettres est une maison d’édition française de littérature et de sciences humaines qui présente notamment la plus importante bibliothèque au monde de textes classiques, rendant accessible au lecteur le patrimoine littéraire des civilisations anciennes par un méticuleux travail d’établissement et de traduction. En 2004, Les Belles Lettres créent une filiale de diffusion-distribution, nommée Belles Lettres Diffusion Distribution (BLDD) afin de diffuser et distribuer les ouvrages d'autres éditeurs.

Aujourd’hui, notre client BLDD met en vente plus de 1 600 nouveautés par an, propose un fonds de 30 000 titres et distribue plus de 200 éditeurs chez plus de 4 000 libraires.

 

Le défi de BLDD

En 2013, BLDD, présageant qu’ONIX va devenir un standard majeur et désireuse que ses éditeurs distribués, qui sont de taille modeste, ne souffrent pas d’un défaut de visibilité sur la toile et les bases professionnelles par rapport à leurs grands confrères, se lance le défi suivant : réaliser la conversion de sa base bibliographique au standard ONIX, avec un éditeur d’ONIX à deux niveaux d’intervention distincts (éditeur et distributeur), et la synchronisation avec sa base de gestion sur IBM AS400. Une première tentative échoue en 2014, les objectifs particuliers de BLDD (détaillés plus bas) n’étant pas atteints.

 

Cette même année 2014, la Commission FEL CLIL, publie une première version d'un guide des bonnes pratiques basé sur le standard ONIX 3.0 destiné aux éditeurs, distributeurs et diffuseurs français. Outre les données structurelles obligatoires prévues dans la norme ONIX 3.0, la Commission a défini une liste de données minimales que l’éditeur ou le distributeur doit s’engager à fournir dans le cadre du Fichier Exhaustif du Livre.

Par ailleurs, des contraintes et règles d'applications très strictes de la norme ONIX 3.0 sont établies dans ce document afin de refléter le caractère distinctif du marché français (par exemple en matière de prix, de date ou des valeurs permises dans certaines balises). Ce document constitue donc des spécifications additionnelles à respecter en sus de la norme ONIX 3.0 de base.

Désireuse de se conformer aux exigences de la Commission FEL CLIL, BLDD les ajoute très rapidement à son cahier des charges.

 

La solution ONIXEDIT Serveur

À la suite de sa première tentative de conversion infructueuse, BLDD est à la recherche d'un fournisseur informatique et contacte la firme québécoise ONIXEDIT au début de 2015 afin d'explorer la possibilité de mettre en place le système ONIXEDIT Serveur. Dès le départ, des objectifs précis sont établis afin que cette deuxième tentative soit un succès:

• Une conversion des métadonnées actuelles maintenues sur un système AS400 d'IBM vers le standard ONIX 3.0 doit être implantée. Il faudra utiliser des fichiers ASCII de longueur fixe produits quotidiennement par le système AS400 pour les mises à jour vers DILICOM. Il s'agit du format standard nommé Prodis4 utilisé par DILICOM avant la mise en œuvre de la norme ONIX.
• Des entrées-sorties dans des formats texte adaptés à l’AS400 doivent s’exécuter quotidiennement, pour une synchronisation élaborée (base AS400 référence pour certaines données, base ONIX 3.0 référence pour les autres données).
• Le nouveau système devra ouvrir l’intégralité des fiches en cours d’élaboration aux éditeurs distribués, puis leur interdire l’accès en écriture aux métadonnées de base nécessaires à la mise en commerce, tout en laissant la possibilité d’enrichir sans limites les autres métadonnées.
• Le nouveau système doit pouvoir s'adapter facilement aux exigences évolutives de la commission FEL CLIL.
• Le nouveau système devra intégrer les codes de classification des thèmes CLIL.
• Le nouveau système devra offrir une interface en français.
• Le nouveau système devra permettre la définition de champs personnalisés (non ONIX) pour répondre à des besoins plus précis en rapport avec la logistique chez BLDD.

De toutes les exigences de BLDD, les thèmes CLIL et les accès différenciés éditeur-distributeur évolutifs dans la vie d’une fiche étaient absents de la suite ONIXEDIT Serveur. Rapidement, ces thèmes furent intégrés au logiciel. Par la suite, un test de conversion devait être réalisé pour démontrer la faisabilité du transfert de métadonnées entre la base AS400 et ONIXEDIT Serveur. Un fichier de type Prodis4 a été fourni par BLDD en octobre 2015 avec la documentation du format Prodis. "Le jour même, nous avons pu réaliser un script d'import ONIXEDIT à l'aide de notre outil d'import/export de fichiers plats et nous avons testé ce script sur le fichier fourni. Le résultat fut transmis à BLDD sous forme d'un fichier ONIX 3.0 valide qui fût approuvé de facto par le client" affirme Raoul Guénette, président d'ONIXEDIT.

À la suite du résultat positif, une démonstration du système et de tous ses modules eu lieu à l'automne 2015 aux membres du département Diffusion et développement numérique de BLDD. Au cours de cette présentation, un dernier défi fut imposé à l'équipe d'ONIXEDIT: 

Démontrer que la norme ONIX 3.0 et la suite logicielle ONIXEDIT Serveur pouvaient parfaitement répondre aux besoins de métadonnées spécifiques à 3 titres étalons offrant différents niveaux de complexité et des particularités qui prouveraient hors de tout doute qu'ONIXEDIT serait le bon choix:

• Le Journal de Maurice Garçon
• De Rome à la Chine
• Le procès de Jeanne d’Arc

Les résultats

Non seulement ONIXEDIT Serveur a pu répondre en totalité aux objectifs établis, mais de plus, son module ONIXEDIT Cloud a amélioré les processus entre les éditeurs et leur distributeur BLDD par la mise en place d'une nouvelle méthode de communication des métadonnées comme en fait foi M. Christopher Bouix, chargé de développement à l’administration des ventes de BLDD:

«Depuis août 2016, ONIXEDIT accompagne Belles Lettres Diffusion Distribution (BLDD). Cette collaboration, qui repose sur une relation de confiance, nous a permis d’améliorer nos processus en interne et de fluidifier la façon dont nous communiquons nos métadonnées à l’ensemble de l’interprofession.

L’un des principaux défis était de concevoir un outil adapté aux spécificités de notre activité de diffuseur-distributeur et du marché français. Dans cette optique, toute l’équipe d’ONIXEDIT nous a été d’une aide précieuse : nous avons notamment pu définir des formats d’import/export entre notre base logistique sur AS400 et notre serveur ONIX. Nous avons également profité de notre passage à l’ONIX pour imaginer un fonctionnement inédit, à deux niveaux, impliquant activement nos éditeurs dans l’enrichissement de leur catalogue. Ce développement a pu se faire grâce à l’interface web ONIXEDIT Cloud, que nous avons adaptée et repensée pour cadrer précisément avec nos besoins. Aujourd’hui, tous nos éditeurs bénéficient d’une base bibliographique complète au format ONIX, mise à jour quotidiennement, et donc extrêmement précieuse pour leurs propres besoins (actualisation de leur site web par exemple).

Ce travail à deux niveaux s’est révélé particulièrement satisfaisant. Après plus d’un an de migration des catalogues sur près de 200 fonds éditoriaux et plus de 30.000 fiches, nous sommes entrés en production DILICOM fin 2018. Là encore, cette étape cruciale ne se serait pas faite sans l’accompagnement d’ONIXEDIT et sans le développement d’un filtre XSLT permettant de peaufiner notre ONIX et de le rendre conforme à toutes les spécificités de l’interprofession française. 

Grâce à sa « certification DILICOM » et à l’ensemble d’outils proposés (ONIXEDIT Cloud, ONIXEDIT Scheduler, et l'Agent d'Ingestion Automatisé), ONIXEDIT constitue à nos yeux la solution la plus adaptée et la plus complète sur le marché. C’est pourquoi le logiciel est au centre de nombre de nos développements à venir : optimisation du référencement, facilitation de notre gestion des stocks, redéfinition des processus, etc.

Nous savons, pour cela, pouvoir compter sur la réactivité et l’écoute de M. Guénette et de ses collaborateurs.»

… ainsi que le président de BLDD, Hervé Doussau :

« Je dois à Pierre Bady (administrateur des ventes), Raoul Guénette et Christopher Bouix, la réalisation de mon idée d’origine avec une exactitude rarement atteinte, idée à laquelle chacun a ajouté des améliorations bienvenues, le tout dans une économie de moyens remarquable.  »

Quelques chiffres

En date du 27 mai 2019, le Serveur ONIXEDIT de BLDD:

• Gère plus de 230 catalogues ONIX 3.0 chacun dédié à un éditeur du groupe BLDD.
  
• Offre un accès à 240 utilisateurs distincts via ONIXEDIT Pro et ONIXEDIT Cloud.
  
• Gère plus de 35000 titres ONIX.
  
• Gère plus de 160000 valeurs de champs personnalisés.
  
• Importe de façon automatisée, plus de 5000 mises à jour de métadonnées chaque semaine.
  
• Transmet de façon automatisée, plus de 200000 fiches de métadonnées par mois sous différentes formes à une vingtaine de partenaires.

Depuis l'implantation d'ONIXEDIT Serveur, le département Diffusion et développement numérique de BLDD a pu noter les améliorations suivantes:

• Économie de temps, en particulier pour le travail de référencement des nouveautés et du fonds.
• Centralisation et harmonisation des données communiquées à la profession.
• Possibilité d’extraire les données aux formats Excel ou PDF, mises en forme et hiérarchisées selon les besoins des différents services (administration des ventes, service commercial, représentants).
• Gestion affinée des flux de métadonnées : horaires, fréquence, critères d’envoi.
• Développement de l’offre de service auprès des éditeurs.

Un aperçu d'ONIXEDIT

ONIXEDIT est une société québécoise qui se spécialise dans la conception de systèmes de métadonnées de livres basés sur le standard ONIX. Nos logiciels et services sont destinés à tous les acteurs de la chaîne du livre (éditeurs, distributeurs et agrégateurs de métadonnées) qui grâce à l'ONIX peuvent échanger les informations d'ordre bibliographique, commercial et promotionnel sur les livres imprimés ou numériques.  Disposant d'une solide renommée internationale, ONIXEDIT est reconnu comme un leader en matière de gestion de métadonnées ONIX. Déjà, plusieurs éditeurs, diffuseurs et distributeurs à travers le monde font confiance à ONIXEDIT pour le traitement et l'automatisation de leurs flux ONIX. 
Pour de plus amples informations ou pour planifier une présentation d'ONIXEDIT Serveur, n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez également visiter notre site internet: https://onixedit.com/fr-ca/