Exporter des titres en ONIX et en Excel
ONIXEDIT Cloud écrit les titres d'un catalogue dans un fichier que vous téléchargez depuis le navigateur : un fichier ONIX 2.1, ONIX 3.0 ou ONIX 3.1, en balises REF ou SHORT, ou un fichier Excel bâti sur le modèle du catalogue. Vous choisissez les titres en les sélectionnant, en faisant une recherche ou en exportant tout le catalogue, et le fichier est produit par une tâche en arrière-plan dans le menu Notifications de la barre supérieure.
Où la trouver
Les entrées d'export se trouvent dans la liste Actions de la barre d'outils de la liste des titres. Aucun droit sur le catalogue n'est nécessaire : tout utilisateur qui peut ouvrir le catalogue peut l'exporter, y compris un utilisateur qui ne détient que le droit de lecture. Les entrées affichées dépendent du catalogue et de votre compte :
| Entrée | Affichée lorsque |
|---|---|
| Exporter les produits sélectionnés en ONIX 2.1 REF, Exporter les produits sélectionnés en ONIX 2.1 SHORT | Le catalogue est en ONIX 2.1. |
| Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.0 REF, Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.0 SHORT, Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.1 REF, Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.1 SHORT | Le catalogue est en ONIX 3.0; ou il est en ONIX 2.1 et votre compte Cloud a l'option 1 ONIX 3.0; ou il est en ONIX 2.1 et validé en mode ONIX 3 strict. Dans les deux derniers cas, les métadonnées 2.1 sont converties en ONIX 3 à l'export. |
| Exporter les produits sélectionnés en Excel | Toujours. |
Vue d'ensemble de l'écran
Chaque export commence par une boîte de dialogue Confirmation qui nomme le format et les titres concernés. Rien n'est exporté tant que vous ne cliquez pas sur Oui.
Ce qui est exporté
Les titres inclus sont déterminés dans cet ordre, et le message de confirmation vous indique le cas qui s'applique :
| Vous avez… | Message | Titres exportés |
|---|---|---|
| Des titres sélectionnés (lignes cochées, sur n'importe quelle page) | « Voulez-vous exporter la sélection actuelle au format ONIX 2.1 REF ? » | La sélection. |
| Aucune sélection mais une recherche active : Recherche avancée, recherche plein texte ou lettre d'Index | « Voulez-vous exporter les résultats de la recherche actuelle au format ONIX 2.1 REF ? » | Les résultats de la recherche. |
| Ni l'un ni l'autre | « Aucun produit n'est actuellement sélectionné. Voulez-vous exporter tous les produits du catalogue au format ONIX 2.1 REF ? » | Tout le catalogue. |
Le fichier conserve l'ordre de tri de la liste. Lorsque le nombre de titres dépasse la limite permise pour une tâche, le message indique que seuls les premiers titres sont exportés (« Voulez-vous exporter les … premiers produits du catalogue… ») : restreignez la recherche ou scindez l'export. La limite est fixée par votre administrateur.
Comment exporter un fichier ONIX
- Sélectionnez le catalogue dans la barre supérieure, puis choisissez les titres : cochez-les, lancez une recherche, ou effacez toute recherche pour tout exporter (le bouton Afficher les produits sélectionnés confirme ce qui est sélectionné).
- Ouvrez Actions et choisissez le format, par exemple Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.0 REF.
- Lisez le message de Confirmation et cliquez sur Oui.
- Ouvrez le menu Notifications. La tâche (Exporter les produits en ONIX 3.0 REF) apparaît en attente, puis en cours avec un pourcentage, puis terminée.
- Cliquez sur le nom du fichier affiché sous la tâche pour télécharger le fichier ONIX.
Comment exporter en Excel
- Choisissez les titres comme ci-dessus.
- Ouvrez Actions et choisissez Exporter les produits sélectionnés en Excel.
- La boîte de dialogue s'intitule ATTENTION! et vous rappelle que « Le fichier Excel exporté ne contiendra qu'un sous-ensemble de vos métadonnées. Pour obtenir un fichier complet vous devez exporter vers ONIX. » Cliquez sur Oui.
- Téléchargez le fichier depuis la tâche Exporter en Excel du menu Notifications.
Le fichier Excel est le modèle propre au catalogue — celui que vous obtenez avec Télécharger le modèle Excel — rempli avec vos titres, une ligne par titre et une colonne par élément de métadonnées couvert par le modèle. Vous pouvez le modifier et le réimporter : les titres existants sont mis à jour, les nouvelles lignes sont créées.
Comment télécharger le résultat
Cliquez sur le bouton Notifications de la barre supérieure. Un export terminé affiche son type, sa date et le nom du fichier sous forme de lien; cliquez sur le lien pour enregistrer le fichier. Une tâche échouée affiche Plus de Détails, qui ouvre la boîte de dialogue Détails sur le(s) erreur(s). Supprimer la tâche retire une tâche et son fichier une fois que vous l'avez; Vider toutes les notifications de tâches retire toutes les tâches terminées.
Comment sauvegarder vos métadonnées
Un export ONIX de tout le catalogue est une copie de sauvegarde complète et gratuite de vos métadonnées :
- Dans la liste des titres, effacez toute sélection et toute recherche — le bouton Effacer la sélection et le bouton rouge Effacer toutes recherches de la barre d'outils — pour que l'export couvre tout le catalogue.
- Ouvrez Actions et exportez dans la version ONIX propre au catalogue : Exporter les produits sélectionnés en ONIX 2.1 REF pour un catalogue ONIX 2.1, Exporter les produits sélectionnés en ONIX 3.0 REF pour un catalogue ONIX 3.0. N'utilisez pas un format converti pour une sauvegarde, même si votre compte l'offre.
- Téléchargez le fichier depuis le menu Notifications et vérifiez sa taille et son nombre de titres, par exemple en l'ouvrant dans un navigateur ou un éditeur de texte.
Pour restaurer, utilisez Importer un fichier ONIX sur le même catalogue (voir Importer des titres) : les titres présents dans le fichier sont mis à jour avec le contenu sauvegardé.
Conseils
REF ou SHORT, 3.0 ou 3.1
REF et SHORT portent le même contenu; REF est lisible, SHORT est plus petit. ONIX 3.1 est la version courante d'ONIX 3 et celle que la plupart des partenaires acceptent maintenant; ne choisissez 3.0 que pour un partenaire qui n'a pas encore migré. Voir ONIX 3.0 et options.
Les images de couverture ne sont pas dans le fichier
Un fichier ONIX référence vos images de couverture et vos fichiers médias par URL; il ne les contient pas. Pour envoyer des fichiers à un partenaire avec les métadonnées, utilisez Transmettre aux partenaires.
Questions fréquentes
Quels titres un export contient-il?
Les titres sélectionnés s'il y en a; sinon les résultats de la recherche ou de la lettre d'index courante; sinon tout le catalogue. La boîte de dialogue de confirmation précise le cas qui s'applique avant tout export.
Quelle est la différence entre REF et SHORT?
Les deux fichiers portent les mêmes métadonnées. REF utilise les noms de balises de référence, plus longs et plus lisibles; SHORT utilise les noms courts et produit un fichier plus petit. Demandez à votre partenaire lequel il attend.
Pourquoi ne vois-je pas les entrées d'export ONIX 3.0 et 3.1?
Elles sont affichées pour un catalogue ONIX 3.0, et pour un catalogue ONIX 2.1 seulement lorsque votre compte a l'option 1 ONIX 3.0 ou que le catalogue est validé en mode ONIX 3 strict. Sinon, un catalogue 2.1 n'exporte qu'en ONIX 2.1.
Où est mon fichier exporté?
Dans le menu Notifications de la barre supérieure. Lorsque la tâche est terminée, le nom du fichier est un lien; cliquez dessus pour télécharger le fichier. Il reste disponible jusqu'à ce que vous supprimiez la tâche.
Le fichier Excel est-il un export complet de mes métadonnées?
Non. Le fichier Excel suit le modèle du catalogue et ne contient qu'un sous-ensemble des métadonnées. Pour une copie complète, exportez en ONIX.
Voir aussi
- Actions sur les titres — le reste de la liste Actions.
- Importer des titres — le modèle Excel et l'import ONIX.
- Rechercher des titres — bâtir la recherche sur laquelle repose un export.
- Rapports — rapports et listes d'erreurs.
- Transmettre aux partenaires — envoyer des exports directement à un partenaire.
- ONIX 3.0 et options — pourquoi les entrées 3.0 et 3.1 apparaissent.